Od pewnego czasu coraz większym poziomem popularności pochwalić się może tak zwana digitalizacja dokumentów. Zainteresowanie tym zagadnieniem, wykazują zarówno jednostki samorządu terytorialnego, jak i przedsiębiorstwa prywatne. Z czym jednak wiążą się zalety takiego systemu?

Korzyści otrzymywania dokumentów elektronicznych

Przede wszystkim, jedną z ważniejszych zalet związanych z przejściem na dokumenty, takie jak faktury w formie elektronicznej, to znacznie łatwiejszych ich obieg. Dzięki temu, najważniejsze dokumenty elektroniczne mogą dotrzeć do wszystkich uprawnionych do tego osób, w praktycznie tym samym czasie. Jednocześnie, dzięki możliwości zabezpieczenia takich dokumentów z pomocą hasła, mogą mieć do niego dostęp jedynie te osoby, które są do tego uprawnione. Co więcej, dzięki temu dokumenty zabezpieczone hasłem można przesyłać tą pocztą elektroniczną, do której dostęp mają nawet szeregowi pracownicy. Ogromna zaletą, związaną z wykorzystywaniem dokumentów w formie elektronicznej jest fakt, ich możliwości znacznie szybszego odszukania. Nawet najlepiej zorganizowane archiwum w formie fizycznej, nie daje takich możliwości, jak wyszukiwarka dokumentów związana z dedykowanym systemem elektronicznym do ich zarządzania. Najważniejszą zaletą, jaka jest z tym bezpośrednio powiązana jest również fakt, że dokumenty takie fizycznie nie zajmują żadnego miejsca. Dzięki temu, ilość przechowywanych jednocześnie dokumentów, zależy jedynie od pojemności dysku twardego, czy też dostępnej przestrzeni w chmurze.

spółka komandytowaCo więcej, znacznie lepszy jest w ten sposób dostęp nawet do dokumentów które uległy już archiwizacji, a które nadal można w razie potrzeby odszukać i otworzyć. W przypadku digitalizacji dokumentacji w każdej firmie, znacznemu zmniejszeniu ulega także problem ich zagubienia. O ile dokument nie zostanie usunięty, lub przeniesiony na inny nośnik, ryzyko jego zagubienia jest naprawdę minimalne. Kolejną zaletą związaną z dokumentami w formie elektronicznej jest praktycznie nieograniczona możliwość ich poprawienia w razie błędów. W przypadku dokumentów fizycznych, wszelkie błędy, poprawienia czy też podkreślenia, stają się od razu widoczne i mogą zmuszać do sporządzenia danej faktury od nowa. Te zalety powodują, że digitalizacją dokumentów jest zainteresowanych coraz większa liczba firm. Istotnym problemem pozostaje jednak przeniesienie dokumentów fizycznych na elektroniczne nośniki. Na szczęście , zajmuje się tym coraz większa liczba firm, dzięki czemu cały proces może odbyć się znacznie sprawniej i z minimalna ilością ewentualnych pomyłek. Firmy te, zajmują się też archiwizacją dokumentów w formie elektronicznej.

Zapraszamy na www.greenpost.pl – mogą liczyć Państwo na wsparcie przy archiwizacji dokumentów.